Casi ninguna empresa paga una factura dos veces a propósito. Y sin embargo pasa todo el tiempo. Los pagos duplicados a proveedores son de esos errores que nadie ve en el momento, porque cada pago, mirado por separado, parece correcto. Tiene factura, tiene aprobación y tiene un proveedor real detrás.
El problema aparece meses después, cuando alguien concilia el estado de cuenta del proveedor o cuando un auditor cruza los datos. Si es que aparece.
Un pago duplicado se ve exactamente igual que el pago correcto.
Un pago duplicado ocurre cuando la misma obligación con un proveedor se paga más de una vez. Las causas más comunes son facturas registradas con el número escrito de otra forma, documentos que llegan por dos canales y proveedores dados de alta dos veces en el sistema. Según APQC, incluso las empresas con mejor desempeño tienen cerca del 0.8% de sus desembolsos en pagos duplicados o erróneos.
Cuánto se paga de más
APQC, una de las organizaciones de benchmarking más usadas en finanzas, mide los pagos duplicados o erróneos como porcentaje de los desembolsos anuales. Según sus datos de cuentas por pagar, citados por el Controllers Council, las empresas con mejor desempeño están en 0.8% y las de menor desempeño llegan al 2%.
Parece poco hasta que se lleva a dinero. Esto es lo que representan esos porcentajes según el tamaño de los pagos anuales a proveedores.
| Pagos anuales a proveedores |
Con 0.8% |
Con 2% |
| USD 5 millones |
USD 40,000 |
USD 100,000 |
| USD 20 millones |
USD 160,000 |
USD 400,000 |
| USD 50 millones |
USD 400,000 |
USD 1,000,000 |
La métrica incluye pagos duplicados y otros pagos erróneos, así que la tabla sirve como referencia del tamaño del problema, sin medir el caso de tu empresa. Lo que muestra es que, incluso en las empresas mejor controladas, el monto no es menor.
Cinco formas en que una factura se paga dos veces
Forma 1
El mismo número escrito de otra forma
"A-1045", "A1045" y "1045". Para una persona son la misma factura. Para un control que busca coincidencias exactas son tres documentos distintos.
Forma 2
La factura que llega por dos caminos
El proveedor la manda por correo y también la sube al portal. Dos personas la registran, cada una convencida de que es la primera vez que llega.
Forma 3
El reenvío del proveedor que no ha cobrado
Cuando el pago se atrasa, el proveedor vuelve a enviar la factura, a veces con otra fecha. Si la original ya estaba en proceso, ahora hay dos en camino. Un proceso lento de cuentas por pagar genera más reenvíos, como explicamos en la caja que se queda atrapada en cuentas por pagar.
Forma 4
La factura y el estado de cuenta
Se paga la factura y, semanas después, también el estado de cuenta del proveedor que la incluye, porque nadie cruzó uno contra otro.
Forma 5
El proveedor que existe dos veces
El mismo proveedor dado de alta dos veces en el maestro, con un nombre ligeramente distinto. El control de duplicados compara facturas dentro de cada registro y nunca cruza los dos.
El primo peligroso, la factura que nunca debiste pagar
Hay un caso peor que pagar dos veces, que es pagarle a quien no era. Un correo que parece del proveedor pide actualizar su cuenta bancaria, alguien hace el cambio y el siguiente pago sale a otra cuenta.
El reporte 2024 del Internet Crime Complaint Center del FBI registró 21,442 denuncias por compromiso de correo empresarial, con pérdidas por más de USD 2,770 millones, solo con lo reportado en Estados Unidos. Hablamos de este caso en tu ERP no te va a avisar.
Por qué casi nadie lo detecta
Cada pago duplicado pasó por los mismos controles que un pago correcto. Tiene factura, tiene orden de compra y tiene aprobación. El ERP lo registra sin alerta porque, por separado, todo cumple.
Además, del otro lado no siempre hay alguien que lo note. Un proveedor con cientos de clientes puede tardar meses en ver un pago de más en su conciliación, y no todos lo devuelven por iniciativa propia. Que existan empresas dedicadas solo a recuperar pagos duplicados para sus clientes dice bastante del tamaño del problema.
Cómo se detecta antes de pagar
Control exacto
Busca el mismo número de factura y el mismo proveedor. Si algo varía en un guion, una fecha o un registro del maestro, pasa.
Validación antes de pagar
Compara cada factura contra el historial con coincidencias aproximadas, contra el saldo que le queda a la orden de compra y contra un maestro de proveedores sin registros repetidos. Lo dudoso llega a una persona antes del pago.
Un trabajador digital Pantera hace esa validación sobre el ERP que la empresa ya tiene, en el momento en que la factura entra. Si una orden de compra ya fue facturada completa, una segunda factura contra ella no pasa directo, se detiene con la explicación. La decisión de pagar o no la toma el equipo, con el caso completo enfrente.
Tres preguntas para tu equipo hoy
- ¿Tu control de duplicados encuentra "A-1045" si ya se pagó "A1045"? Haz la prueba con una factura real del mes pasado.
- ¿Cuántos proveedores aparecen dos veces en tu maestro? Ordena por nombre y por número fiscal, y revisa los parecidos.
- ¿Quién confirma un cambio de cuenta bancaria, y por qué canal? Si la respuesta es "el mismo correo que lo pidió", ahí está el riesgo.
Bottom line. Los pagos duplicados pasan todos los controles que fueron diseñados para el pago correcto. La única forma de verlos es comparar cada factura contra todo lo que ya se pagó, antes de que salga el dinero.
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